Quy trình quản trị đáp ứng và bám sát các tiêu chuẩn quốc tế
Tập đoàn liên tục nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp và quản lý sản xuất là phương thức hiệu quả nhất đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, nâng cao năng lực cạnh tranh và đem lại lợi ích bền vững cho các bên liên quan. Đây cũng là công cụ quan trọng để đảm bảo tuân thủ và thực hiện các mục tiêu phát triển bền vững phù hợp với chuẩn mực quốc tế.
Năm 2021, FPT tiếp tục đẩy mạnh triển khai phương pháp quản trị mục tiêu và kết quả then chốt (OKRs) trong toàn Tập đoàn giúp thiết lập mục tiêu thống nhất của từng cá nhân với mục tiêu của phòng ban/CTTV/Tập đoàn đảm bảo đi theo đúng chiến lược, định hướng chung của Tập đoàn góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và năng suất lao động. Các mục tiêu và kết quả của Tập đoàn, các CTTV, các phòng ban cũng như của từng cá nhân được cập nhật, theo dõi, đánh giá định kỳ và trực tuyến trên công cụ quản lý OKRs giúp đo lường chính xác mức độ hoàn thành mục tiêu bám sát với kế hoạch chung của Tập đoàn.
Bên cạnh đó, hoạt động của Tập đoàn nói chung và mỗi lĩnh vực hoạt động cốt lõi nói riêng cũng đang áp dụng và đạt được các chứng nhận tiêu chuẩn quốc tế uy tín.
Khối Kinh doanh | Chứng chỉ/Chứng nhận |
Tập đoàn |
|
Khối Công nghệ |
|
Khối Viễn thông |
|
Lĩnh vực Giáo dục |
|
Quản trị dữ liệu
Việc thu thập, xử lý, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu được quy định thống nhất trong toàn Tập đoàn nhằm đảm bảo 04 yếu tố và tuân thủ các nguyên tắc trọng yếu sau:
04 yếu tố cần đảm bảo
- Tuân thủ yêu cầu và thực tiễn pháp lý về bảo vệ dữ liệu
- Bảo vệ quyền lợi hợp pháp của chủ thể dữ liệu
- Bảo vệ việc xử lý dữ liệu khỏi những rủi ro về vi phạm dữ liệu
- Bảo vệ Tổ chức khỏi những rủi ro tổn thất uy tín.
07 nguyên tắc cần tuân thủ
- Hợp pháp: Dữ liệu phải được xử lý trong phạm vi quy định của pháp luật.
- Đúng mục đích: Dữ liệu chỉ được xử lý đúng với mục đích hợp pháp đã đăng ký và phê duyệt.
- Tối giản: Dữ liệu chỉ được xử lý trong phạm vi cần thiết để đạt được mục đích đã xác định.
- Sử dụng hạn chế: Dữ liệu chỉ được sử dụng khi có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu hoặc sự phê duyệt bởi cấp thẩm quyền.
- Tính chính xác và toàn vẹn: Dữ liệu phải được xử lý đúng đắn, tôn trọng tính chính xác của dữ liệu; quyền và lợi ích hợp pháp của chủ thể dữ liệu.
- Tính bảo mật: Dữ liệu được áp dụng các biện pháp bảo vệ trong quá trình xử lý.
- Lưu trữ: Các hồ sơ xử lý dữ liệu cần phải được lưu trữ để phục vụ mục đích truy vấn hợp pháp.
Mô hình quản trị dữ liệu của FPT được định nghĩa để đảm bảo đồng thời các yếu tố sau:
- Trách nhiệm lãnh đạo cam kết cao nhất trong việc thu thập, xử lý, lưu trữ và sử dụng dữ liệu.
- Xác định có thẩm quyền các quyết định liên quan đến dữ liệu của Tập đoàn.
- Xác định tiêu chuẩn, thủ tục, quy trình để hướng dẫn việc quản lý, khai thác dữ liệu.
- Xác định công nghệ, cơ sở hạ tầng được sử dụng thống nhất trong Tập đoàn để đảm bảo tính an toàn, bảo mật khi khai thác dữ liệu.
- Thực thi nghiêm túc trong toàn Tập đoàn các chính sách liên quan đã ban hành.
- Giám sát tuân thủ và xác định rủi ro trong trường hợp bị rò rỉ dữ liệu.
Tại Tập đoàn hay tại công ty thành viên, chúng tôi đều có các bộ phận chuyên trách để thực hiện chức năng đảm bảo quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu/thông tin cá nhân của khách hàng. Chúng tôi có nhận thức cao và nghiêm túc đảm bảo tính bảo mật các dữ liệu của những khách hàng đã tin tưởng sử dụng dịch vụ, sản phẩm, giải pháp của mình.
Các kế hoạch ứng phó khi có sự cố phát sinh liên quan đến vấn đề bảo mật dữ liệu được FPT tuân thủ triệt để ở hai mức độ:
- Phòng ngừa: Dựa trên việc việc tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ, các kế hoạch phòng ngừa cũng sẽ được đề ra và thực thi nghiêm túc.
- Khắc phục: Ngay lập tức việc vi phạm tính bảo mật sẽ được ngăn chặn, các lỗ hổng bảo mật sẽ được khắc phục bởi các bộ phận có chuyên môn cao về tính bảo mật. Việc đánh giá ảnh hưởng để kiểm tra những vùng dữ liệu liên quan cũng sẽ được thực hiện để đảm bảo sự cố không bị lan rộng.
Điểm quan trọng của tất cả các kế hoạch đảm bảo an toàn dữ liệu trên là toàn bộ kế hoạch, hành động được thiết kế có hệ thống trong toàn Tập đoàn, đồng thời, nhiệm vụ, trách nhiệm của từng bộ phận được kiểm soát, theo dõi, báo cáo của một bộ phận chuyên trách.
Quản trị rủi ro
Kết quả hoạt động hiệu quả xuyên suốt năm 2021 bất chấp những diễn biến phức tạp của dịch bệnh cũng như những đóng góp xã hội của Tập đoàn cho thấy FPT đã thành công trong những nỗ lực quản trị rủi ro, đặc biệt là các rủi ro liên quan đến sự phát triền bền vững của công ty và cộng đồng. Với sự chuẩn bị cả về chính sách, nhân sự, tài chính và hạ tầng công nghệ từ năm 2020, FPT đã đảm bảo được sức khỏe nhân sự và hiệu suất làm việc, giúp tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận lần lượt 19,5% và 20,4%.
Tùy theo đặc thù ngành nghề kinh doanh, từng mảng kinh doanh, khung quản lý rủi ro của Tập đoàn sẽ được Tổng Giám đốc chỉ đạo xây dựng, phê duyệt và cải tiến định kỳ hàng năm. Trong đó, đối với phát triển bền vững, Tập đoàn xác định có 04 nhóm rủi ro chính.
Rủi ro chiến lược
Tên rủi ro | Biện pháp quản trị |
Rủi ro về chiến lược, tầm nhìn |
|
Rủi ro suy giảm năng lực cạnh tranh |
|
Rủi ro hoạt động
Tên rủi ro | Biện pháp quản trị |
Rủi ro về công bố thông tin |
|
Rủi ro về nguồn nhân lực |
|
Rủi ro về danh tiếng/thương hiệu |
|
Rủi ro về bảo mật thông tin và rủi ro an ninh mạng |
|
Rủi ro tài chính
Tên rủi ro | Biện pháp quản trị |
Rủi ro tỷ giá |
|
Rủi ro kinh doanh thông thường |
|
Rủi ro luật định
Tên rủi ro | Biện pháp quản trị |
Rủi ro liên quan đến các chính sách |
|
Quản lý rủi ro liên quan đến tham nhũng và thuế
Tập đoàn FPT luôn đề phòng với các trường hợp phát sinh xung đột lợi ích và xử lý nghiêm khắc đối với mọi hành vi vi phạm kỷ luật tài chính. Để tránh các xung đột, Công ty yêu cầu CBNV tự giác thực hành các quy tắc ứng xử sau:
- Tránh xung đột lợi ích trong hoạt động đầu tư kinh doanh bên ngoài, ảnh hưởng tới việc ra quyết định cũng như tác động tiêu cực đến lợi ích của Tập đoàn.
- Tránh xung đột lợi ích với hoạt động đầu tư của người thân CBNV, yêu cầu CBNV kê khai với Công ty và báo cáo với Quản lý trực tiếp nếu người thân góp vốn/giữ các vị trí điều hành tại các doanh nghiệp là khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh của Tập đoàn.
- Minh bạch, công tâm trong tuyển chọn và sử dụng nhân lực, dựa trên các tiêu chí rõ ràng về năng lực, kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp theo đúng nhu cầu thực tế của Tập đoàn.
Chính sách chống tham nhũng và gian lận
Là một trong những doanh nghiệp quy mô lớn hoạt động tại nhiều quốc gia, FPT đã xây dựng chính sách và bộ quy tắc ứng xử để đảm bảo nhân sự ở tất cả các cấp, các phòng ban luôn tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến phòng chống tham nhũng. Theo đó, Tập đoàn đưa ra một số quy định trọng yếu như:
- Yêu cầu mọi món quà gửi đến cơ quan chức năng, đối tác hoặc bên thứ ba liên quan đều phải được sự chấp thuận của bộ phận pháp lý và kiểm soát tuân thủ phê duyệt bằng hình thức văn bản.
- Liên tục tổ chức đào tạo nhân sự trên toàn cầu về bộ nguyên tắc ứng xử, đặc biệt là về các vấn đề về tham nhũng và xung đột lợi ích giữa Tập đoàn và bên thứ ba.
- Xây dựng bộ phận chuyên trách và quy trình tiếp nhận, xử lý các báo cáo về việc vi phạm những chính sách chống tham nhũng và gian lận, tuân thủ nghiêm túc các quy định của Tập đoàn.
FPT luôn tuân thủ mọi quy định nghiêm ngặt về thuế tại Việt Nam cũng như các quốc gia, vùng lãnh thổ trên thế giới mà FPT đang hoạt động. Để làm được điều này, Tập đoàn đã xây dựng hệ thống quản trị minh bạch, hiệu quả cũng như đẩy mạnh công tác chuyển đổi số hệ thống tài chính kế toán nội bộ. Ngoài ra, FPT liên tục tổ chức các buổi thanh tra, kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo tính tuân thủ của toàn bộ hệ thống đối với các quy định về thuế tại địa phương liên quan và ngành nghề liên quan.
Chính sách chống tham nhũng đối với các nhà cung cấp
FPT, cùng với các công ty con trực tiếp và gián tiếp có chính sách không khoan nhượng đối với hành vi hối lộ và tham nhũng dưới mọi hình thức. Việc mua hàng hóa và dịch vụ cũng như việc lựa chọn nhà cung cấp cần phải được thực hiện dựa trên nhu cầu thực tế; chất lượng, giá cả và các tiêu chí được xác định một cách cụ thể, hợp lý và phải đặt lợi ích của Công ty là cao nhất. Công ty cũng mong muốn khách hàng và nhà cung cấp ứng xử một cách văn minh, tuân thủ pháp luật và phù hợp với các nguyên tắc:
- Không trực tiếp/gián tiếp chào mời, hứa hẹn hoặc ủy quyền thanh toán bất cứ khoản tiền, lợi ích vật chất cho bất kỳ nhân viên, lãnh đạo hay bên thứ ba của FPT để đảm bảo lợi thế không đúng đắn;
- Không gợi ý, gạ gẫm, chấp nhận bất cứ khoản tiền, lợi ích vật chất từ nhân viên, lãnh đạo, hoặc bất kỳ bên thứ ba nào khác của FPT để đổi lại lợi thế không đúng đắn;
- Không xúi giục, hỗ trợ người khác vi phạm các chính sách kể trên, nếu phát hiện vi phạm cần báo cáo ngay tới FPT và các bên liên quan;
- Các nhà cung cấp cần lưu giữ các tài liệu, hồ sơ, sổ sách chính xác và đẩy đủ nhằm mục đích truy vấn trong tương lai. Các hóa đơn cần được lưu giữ chính xác, đầy đủ, chi tiết theo từng khoản, với biên nhận và tài liệu hỗ trợ đầy đủ khác đối với bất kỳ khoản chi phí nào được trả thay mặt FPT.
Trong trường hợp FPT nghi ngờ hợp lý về việc nhà cung cấp đã vi phạm điều khoản chính sách này, FPT có thể chấm dứt/hạn chế mối quan hệ kinh doanh với nhà cung cấp. Bất cứ nhân viên, lãnh đạo nào của FPT bị phát hiện thấy vi phạm hoặc hỗ trợ người khác vi phạm các nguyên tắc trên đều có thể bị xử lý kỷ luật phù hợp.
Kiểm soát nội bộ
Nhằm kiện toàn bộ máy, nâng cao năng lực quản trị của Tập đoàn và các công ty thành viên, đảm bảo tính minh bạch và quyền lợi của cổ đông cũng như các bên liên quan, FPT thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ tuân thủ các quy định pháp luật liên quan và quy chiếu với các quy chuẩn quốc tế.
Mô hình kiểm soát nội bộ
Chủ thể | Trách nhiệm |
Tổng Giám đốc |
|
Trưởng Ban Giám sát tuân thủ |
|
Giám đốc Ban Đảm bảo chất lượng |
|
Trưởng các bộ phận chức năng ngành dọc |
|
Để đảm bảo hoạt động kiểm soát nội bộ được hiệu quả và giảm thiểu rủi ro đặc biệt liên quan đến phát triển bền vững, Tập đoàn cũng xây dựng kế hoạch chi tiết hoạt động của bộ máy kiểm soát nội. Theo đó, Trưởng Ban Giám sát tuân thủ, Giám đốc Ban Đảm bảo chất lượng và Trưởng các bộ phận chức năng ngành dọc có trách nhiệm xây dựng kế hoạch kiểm soát tuân thủ tương ứng với phạm vi/lĩnh vực phụ trách quản lý.
Đồng thời, nhằm rà soát hệ thống để có các điều chỉnh kịp thời, ngoài các đợt kiểm soát theo kế hoạch, tùy theo tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, Tập đoàn sẽ triển khai các đợt kiểm soát đột xuất.
Trong năm, Tập đoàn đã triển khai nhiều hoạt động kiểm soát trọng điểm như:
- Kiện toàn hệ thống kiểm soát nội bộ và chính sách quản lý rủi ro trên toàn Tập đoàn và các CTTV.
- Giám sát việc tuân thủ các quy định pháp luật trong việc quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Tập đoàn và các Công ty thành viên (CTTV.
- Phối hợp với các bộ phận chuyên môn của Tập đoàn để kiểm tra đột xuất và định kỳ các CTTV.
- Giám sát và quản trị các hoạt động giữa Tập đoàn/CTTV và các nhà cung cấp, đối tác để đảm bảo công bằng, minh bạch cho các đối tác và nhà cung cấp, trên tinh thần hợp tác cùng có lợi; và phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro trong các mảng hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Kiến nghị giải pháp quản lý rủi ro tiềm tàng có thể xảy ra trong tương lai đối với hoạt động của Tập đoàn/CTTV.